Møde og planlægning begivenhed kan synes enkelt, men fagfolk ved, at der er mere i processen end opfylder øjet. Der er mange trin involveret i planlægningen af et vellykket arrangement, der begynder med at identificere den type begivenhed, du ønsker at holde og bestemme målet og ønskede resultat af begivenheden. Når du har valgt en dato og tid for dit møde eller begivenhed, kan planlægningen begynde for alvor.
Det første skridt i planlægningen indebærer fastsættelse et budget for din begivenhed, ved at identificere potentielle indtægter og detaljering forventede udgifter. Dette er et område af begivenhed planlægning, der får brug for løbende og revision, der er baseret på faktiske indtægter og omkostninger. En Certified Meeting Professional (CMP) har vist sig færdigheder i ikke bare møde og event design, men i den økonomiske forvaltning så godt.
Julie Wong, CMP af Event Concierge i Phoenix, Arizona, siger: "Det er vores erfaring, kan vi næsten altid påpege ting, som vores kunder har glemt at inkludere i budgettet.« Hun understreger vigtigheden af at følge op på omkostninger og budget spørgsmål i hele begivenheden planlægningsprocessen, forklarer: "Det er vigtigt at være på forkant med de faktiske omkostninger, mens du arbejder gennem begivenheden planlægningsprocessen. Én ændring i prisfastsættelsen kan skabe en dominoeffekt, der kan have negativ indflydelse på succesen af begivenheden.
"
Valg af placering og type anlæg til dit arrangement, der er i overensstemmelse med budgettet er det næste skridt i planlægningen begivenhed . Møde og event planlægning fagfolk kender ins og outs af forskellige steder og har udviklet relationer med ledelsen. Baseret på erfaringer, kan de også komme med anbefalinger vedrørende brug af rummets, kapacitet og siddepladser ordninger.
Herfra er der mange beslutninger, der skal foretages, herunder i menuen planlægning, vælger leverandører, bestilling af materialer, styring invitationen og reaktion processen, og meget mere, afhængigt af omfanget af begivenheden. En CMP har erfaring med projektledelse, strategisk planlægning, site management og markedsføring, der gør det muligt for hende /ham til at bo på toppen af alle detaljer i hele processen. CMP job går langt videre end blot den indledende planlægning, da Wong afslører.
"Hvilken møde- og begivenhed planlæggere ved af erfaring er, at trække ud et vellykket arrangement kræver planlægning, gennemgang, implementering, og gennemgå endnu en ga