Da det er så nemt at sende en e-mail, nogle mennesker har en tendens til ikke at behandle e-mails som formel dokumentation. En e-mail har samme værdi som et brev. Når du sender en e-mail, hvad der er skrevet, kan anvendes som bevismateriale i en retssag, er det derfor klogt at kontrollere igen hvad der er skrevet på e-mail, før du sender til den påtænkte destination.
Når du skriver en e-mail, bør indholdet være klart, så at den, der læser det vil vide, hvad e-mailen handler om. Sommetider e-mails indsendes med indhold, der ikke gør nogen mening overhovedet.
Hvis indholdet ikke klar, vil tiden være spildt, da det kan være nødvendigt at genfremsat af afsenderen. Korrespondance skal skrives uden stavefejl eller grammatiske fejl, så inden fremlæggelsen, korrekturlæsning er et must.
Ved indsendelse emails det er at blive husket, at de kan videresendes til tredjemand, der viser alt indhold og tidligere afsenderen navne. Derfor må man være særlig opmærksom på de e-mail indhold og modtagernes adresser.
Alle oplysninger, der er indeholdt som ikke er beregnet til alles øjne, som kan omfatte skade indhold på grund af dårligt sprog, kritisere andre ansatte eller ledelse, ondsindet sladder eller censurerede elementer skal ikke indsendes. Sådanne emner kan låne afsenderen i store problemer, især hvis e-mail vil ende i lederens indbakke. Der har været medarbejdere, der er blevet fyret fra deres job på grund af e-mails, som sluttede på en utilsigtet destination enten ved en fejl eller på grund af videresendelse af tredjemand.
Da der er virksomheder, der holder alle medarbejderes korrespondance i de vigtigste server, bør de interne e-mails nøje overvejes, før du sender. Selv om det er acceptabelt, at de interne e-mails er mindre formelle end de indsendt eksternt, være forsigtig med, hvad der bliver skrevet. Selv tonen i e-mailen skal betragtes inden fremlæggelsen da der har været e-mails modtaget som blev misforstået og kaos fulgte især når er afsenderen er vred.
Emails er blevet en del af hverdagen, men de ikke er spil, og som sådan bør behandles med forsigtighed, før du sender.