Hvordan virker Scanning Transfer Info til elektroniske Workflow?
Scanning alene kan ikke sætte papirbaserede oplysninger i det elektroniske workflow. Hvad scanning gør, er at skabe et digitalt billede af et papirdokument. Dette billede kan være en "ren" billede som billedet af et fotografi; eller det kan være et billede af en tekst document.While billeder af tekstdokumenter kan læses af mennesker, de er bare billeder til computere. Computere tage billeder i en bitmap-format, mens tekst er baseret på ASCII, Unicode, og andre tegn standarder. De to formater er meget forskellige.
Billeder af en side kan tage op til 50 gange den nødvendige plads til en ASCII tekst page.To gøre teksten maskinlæsbare, yderligere behandling er påkrævet. En sådan behandling indebærer anvendelse tegngenkendelse teknologier som OCR og ICR. Med disse teknologier kan billederne omdannes til sande tekstdokumenter, der kan indexed.Indexing er det trin, der gør det dokument en integreret del af den elektroniske indhold. Indeksering indebærer kategorisere dokumentet bygger på en fuldstændig tekst eller meta-information knyttet til dokumentet.
Indekserede dokumenter kan hentes ved at søge med ordene i teksten eller meta søgeord. Hvorfor Overførsel til "Elektronisk Workflow"?
Hvad er betydningen af at overføre papirbaserede dokumenter i det elektroniske workflow? Svaret er, at fordelene er many.Firstly, kan elektronisk indhold hentes på få sekunder med et par tastetryk på din computer arbejdsstation.
Genfinding af papirdokumenter ville indebære at gå til filen rummet, identificere den særlige arkivskab, hente den rigtige mappe, lokalisere bestemt dokument, idet det tilbage til arbejdsstationen, og derefter sætte det tilbage i mappen /arkivskab /fil værelse. I betragtning af alle besværet med at hente papirdokumenter, kan folk bare undgå det, samtidig med at hurtige beslutninger. Resultatet ville være lav kvalitet beslutningsprocessen.
Beslutninger vil være fornemmelse-baserede i stedet for i