E-mail-Alternativ: Brug af et extranet For Online Document Sharing
Hvorfor er et ekstranet bedre end e-mail for deling af dokumenter? Svaret er enkelt: email er perfekt til en-til-en kommunikation, men ikke velegnet til grupper, der udøver projektsamarbejde. De fleste e-mail-programmer giver lidt - om nogen - effektiv måde at prioritere dine meddelelser og vedhæftede filer. Alt ankommer på samme sted, i den rækkefølge, som den blev sendt. Med et ekstranet, er alle projektrelaterede dokumenter automatisk fanget i en mappe dedikeret til et projekt.
Ikke blandet med den nyeste vittighed cirkulerer rundt på kontoret. Desuden kan et ekstranet håndtere enhver størrelse dokument. Med e-mail, du løber en risiko for store vedhæftede filer ikke passerer gennem selskabet firewall. Deling af en power point præsentation med en gruppe er et perfekt eksempel. Med e-mail, du nødt til at bryde præsentationerne i små dele, med hver sektion er fastgjort til en separat e-mail. Sektionerne ikke ankommer på samme tid, og det kan være ret forvirrende for alle involverede. Forestil dig at dele tre præsentationer, hver i 3 dele, til seks personer.
Det ville være ni e-mails til seks personer. Fifty-fire meddelelser! Ved hjælp af et ekstranet, kan præsentationerne sendes på samme tid, alt intakt, automatisk arkiveret i en enkelt mappe projekt sammen med alle de andre relaterede materialer. Og alle har adgang på samme tid. Mange ekstranet gøre det endnu nemmere, ved hjælp af automatiske e-mail advarsler, der informerer modtagerne, at præsentationerne er tilgængelige, og give en kommentar funktion, der gør det muligt for hver bruger at dele deres point-of-view.
Et ekstranet sikrer, at vigtige dokumenter kommer til det rigtige sted, klar til øjeblikkelig respons. Og det sætter relaterede dokumenter og meddelelser sammen. Budgettet, tidsplan, strategisk plan, power point præsentation, alles noter og kommentarer - synes de alle på samme side. Ingen sortering gennem en lang liste af ubeslægtede e-mails. Et sidste punkt. Mange ekstranet er sikret med 128 bit kryptering, samme beskyttelse anvendes til beskyttelse finansielle transaktioner.
E-mail, på den anden side, kan lande i nogens hænder, hvilket er OK, hvis du sender den nyeste vittighed, men slet ikke sjovt, når det kommer til fortroligheden af dine vigtigste dokumenter.