Once et dokument ikke længere behov, blev det sendt til arkivering afdelingen. En ekspedient sorteres alle dokumenter i passende dueslag, og senere tog indholdet fra hvert hul og indsat dem i passende folders.At slutningen af sessionen, blev de mapper sat tilbage i relevante arkivskabe. I et stort kontor, måske hundrede arkivskabe være nødvendige for at rumme alle de papir og en stor nok fil værelse var nødvendigt for at imødekomme indgivelsen cabinets.That var den typiske opbevaring scenariet i en tidligere æra (og kan stadig være i en eller anden gammeldags kontorer).
Indtast Computere og Document Imaging
Med ankomsten af computere, kunne mængden af papir reduceres. Kopier af computer-skabte dokumenter kan printes ud, når og hvis det er nødvendigt, og der var ingen grund til at bruge flere karbonkopier mens du skriver et dokument (og gemme dem indtil de skal bruges) .Networked systemer aktiveret flere afdelinger til at henvise til dokumenter, der er gemt i en central server og reduceret behovet for at udskrive dokumenter til afsendelse til andre departments.The Internet kunne reducere papirmængder yderligere.
Korrespondance kunne være gennem e-mails og svar kunne gemmes på computeren itself.Document billedbehandling og enterprise content management systemer har ændret hele scenariet dramatisk. Papirdokumenter kunne konverteres til elektroniske dokumenter, og integreret i virksomheden content.With den tillid, som elektroniske kopier (og backup) er tilgængelige, hvis nødvendigt, en stor del af de originale papirdokumenter kunne strimlet engang færdig med. Kun de dokumenter, som skulle bevares under nogle ret, eller som kunne være behov for retssager, skulle bevares i filen rooms.
With stigende accept af elektroniske dokumenter som juridisk bevis, kunne papir blive ødelagt i endnu højere grad. Resultatet var, at snesevis eller endda hundredvis af arkivskabe kunne skrottes, og den dyre fil værelse plads kunne bruges til mere produk