Additionally, kan der være problemer, hvis kontrakten ikke forlænges ved forfald på grund af problemer med at hente den gamle kontrakt. Den særlige kontrakt kunne endda være tabt for en competitor.Retrieval kan faktisk være langsom, hvis disse holdes som papirdokumenter indgivet i papir mapper, der er gemt i arkivskabe i indgivelse værelser på mange geografiske steder, som sandsynligvis vil være tilfældet for en global virksomhed. Distribueret Aktindsigt
Et stort problem med papirbaserede kontrakter er, at det er svært for andre kontorer til at henvise til det.
Hvis et andet kontor eller hovedkontoret advokat er nødvendig for at gennemgå kontrakten, vil kontoret oprindelse nødt til at faxe det til dem, eller sende det originale dokument, eller ty til en anden lignende procedure. Alle disse involverer lokalisere kontrakten blandt de mange papirdokumenter, der er gemt i filen Room.A Document Imaging løsning hjælper organisationer i en sådan situation. Papirdokumenter de kan omdannes til elektroniske billeder, og viderebehandles for at gøre dem i maskinlæsbare tekstdokumenter. Næste er de trin i indeksering og metadata skabelse.
Dokumenter vil have metadata såsom tags og korte indhold resuméer knyttet til them.The elektroniske dokumenter kan gemmes i en central server, der kan søges af autoriserede personer fra hvor som helst, forudsat at de har adgang til internettet. Dette vil virkelig blive distribueret adgang, meget forskellig fra den tidligere besværlig proces. Safer Opbevaring papirdokumenter
Med den nemme adgang gives til de elektroniske billeder af originale dokumenter, vil det kun være i sjældne tilfælde, at den oprindelige papir dokument vil være nødvendigt at få adgang til.
Dette gør det muligt at gemme disse i en separat, specialiseret facilitet, der kan tage forholdsregler mod skader på papir fra eksponering for environment.A specialiserede facilitet kan også håndtere tilfældige spørgsmål som opbevaringsperioderne og destruktion af de dokumenter, der har afsluttet deres opbe