Document Management: hentning numre

du sendt til Mr. Somebody sidste måned. Eller du kan indtaste de unikke ord, bogstav kan indeholde og spørge din e-mail-program (med en søgefunktion) for at finde det bogstav. Passer til din søgning med dokumenter: Sekretæren kan spørge dig, om det var det brev sendt i den første uge eller tredje uge, du ønsker. E-mail-program kan bringe en liste over mails, der indeholder de ord, du har angivet. Hvad er involveret her er et forsøg på at matche din forespørgsel med dokumentet.

Du har måske til at forfine forespørgslen ved at angive yderligere kriterier, før du får præcis hvad du vil (hvis det findes). Placering af dokumenter for relevans: I modsætning til din sekretær, kunne databaser ikke bede om yderligere præciseringer for at identificere præcis, hvilken dokument, du ønsker. I stedet er de opregne alle de dokumenter i deres indeks, der matcher din forespørgsel på en eller anden måde. Det vil så blive nødvendigt at rangere disse dokumenter i en kendelse af relevans.

Søgemaskiner har algoritmer til at vurdere relevansen af ​​dokumenter til bestemte forespørgsler og derefter vise dem i denne order.Until engang siden, søgeprogrammer var normale kun på internettet. Disse dage, er tilgængelige selv for standalone desktops sådanne ansøgninger, for ikke at nævne din virksomhed intranet.With hjælp af disse programmer, kan du finde, hvad du vil, uden at genere din sekretær. Hastigheden for at få det dokument, du ønsker er blevet usammenligneligt faster.

Structured QueryingStructured forespørgsler kunne hjælpe processen med dokumentets hentning at være både hurtigere og mere meningsfyldt. En E-mail-program med søgefaciliteter er et godt eksempel på struktureret forespørgsler. Du kunne angive navnet på afsender eller modtager og datointerval, foruden eller i stedet for specifikke ord i indholdet af mailen. I tilfælde af generelle søgninger også, kan du indsnævre din søgning ved raffinering din search.Spending lidt tid på, hvordan man kan forfine din søgning kan resultere i langt højere søgning productivity.

Your Document Management SystemAll godt dokument management systemer ville have faciliteter til at gøre det muligt effektiv genfinding af de dokumenter, der er gemt. Tid brugt på at lære at bruge de genfinding værktøjer ville være tid bedre end godt ud. I sidste ende bør dit dokument management system spare dig tid og energi ved at give dig hurtig og nem adgang til dine dokumenter