Jeg har for nylig erstattet de firmatelefon systemer i virksomheden jeg ejer for at imødekomme behovene hos mine medarbejdere. Jeg ville ønske, jeg kunne sige, at det var for at imødekomme de behov, vores kunder, men desværre, det er ikke tilfældet. Ser du, vores gamle telefon system havde mange flere udvidelser end vi havde linjer for. Det blev bygget med den antagelse, at inter-office kommunikation vil blive udnyttet mere end indgående og udgående opkald.
Da min virksomhed beskæftiger primært med internet business og ikke gør meget i vejen for transaktioner over telefonen, det system, jeg blev indført i slutningen af 90'erne havde tjent os godt, indtil for ganske nylig. Som for sent, har jeg haft leverandører, der traditionelt havde nået mig via telefon at sende mig e-mails. De klager over, at det er ofte umuligt at komme igennem til mig. Jeg kiggede ind i sagen, og det er hvad jeg fandt ... De fleste af mine medarbejdere bruger megen tid på at tale i telefon.
De var ikke tale med leverandører, kunder, tjenesteudbydere eller andre forretningsenheder. I stedet blev de udnytter telefonen af personlige grunde. Må ikke få mig forkert, jeg er ikke den type chef, der synes det er aldrig acceptabelt at tale i telefon. Jeg forstår, at i løbet af arbejdsdagen, er ting uundgåeligt bundet til at komme op, som kræver en medarbejdernes opmærksomhed. Vi har alle været der. Måske et barn er syg eller bilen er i butikken behøver reparationer. Jeg forstår, at disse ting ofte kræver tid brugt på telefonen.
At dømme ud fra den trafik på mine linjer og de astronomiske telefonregninger jeg modtog, var dog på denne måde ud over, hvad jeg tror, enhver arbejdsgiver vil overveje acceptable. Så jeg besluttede at udskifte det gamle telefonsystem. Det nye system har en linje for hver udvidelse, herunder mine, så leverandører eller nogen anden vil være i stand til at nå mig på noget tidspunkt. Da den nye telefon system tilbyder også øget funktionalitet, havde jeg en ekstra funktion programmeret in.
Now, når nogen gør et udgående opkald, skal de ringe i deres egen kode, så både antallet de kalder, og de tidspunkter brugt registreres. Disse optegnelser er matchet til telefonregningen og alle medarbejdere er forpligtet til at markere de ikke-forretningsmæssige opkald, de foretager hver måned. Da opkaldene bærer deres kode, kan de ikke sige det var ikke dem, der har foretaget opkaldet. Selvfølgelig skal de betale for disse opkald.
Jeg har bemærket, at telefonen gange (og min