Document Management er tanken om, hvordan man håndtere dokumenter på en god måde at være i stand til nemt at finde dem, find oplysninger i dem, spore ændringer i dokumenter, dele dem med andre mennesker og stadig kun vise dem til de mennesker, der burde være i stand til at se dem. Inkluderet i sikkerhed del er også at være i stand til at kontrollere, hvilke oplysninger andre skal se, og hvis de skal være i stand til at ændre indholdet af dokumentet.
Tidligere alle dokumenter blev skrevet på papir og opbevares på sikre steder, hvor kun folk med rettigheder til de dokumenter, havde nøgler til. Det kunne være en slags arkivskab. Denne metode bruges stadig nogle steder, men normalt er det er kombineret med at have dokumenterne i en form for Document Management System, undertiden forkortet DMS. I begyndelsen disse blev kaldt Electronic Document Management Systemer (EDM).
I dag er du i stand til at finde Document Management Systemer, der er specielt anvendes til dokumenthåndtering, men der er en masse samarbejde software eller projektledelse software, indeholde en masse funktionalitet nødvendig i en masse virksomheder. Det gør det endnu sværere at finde det, du leder efter, da du er i stand til at installere et system med flere formål.
Der er en masse forskellige funktioner, du er i stand til at komme med en Document Management System, og det er derfor vigtigt, at du tænker igennem, hvad du kan få brug
Nogle områder du skal overveje, er:.
* Sikkerhedstjeneste
Sikkerhed er normalt meget vigtigt for de fleste virksomheder og de fleste dokumentation .
Der er forskellige form for sikkerhed, der skal overvejes.
Den første er den ydre sikkerhed.
Med nedenstående krav til tilgængelighed er det vigtigt at sætte systemet op på en måde, så eksterne parter ikke kan tage en del af de dokumenter, du ikke ønsker at dele.
Den anden er den indre sikkerhed. Dette er normalt en lidt mere tricky, da du ønsker at overveje en række krav.
Det er almindeligt, at du ønsker at have dokumenter, der er tilgængelige med alle mennesker i en afdeling, men kun nogle få af de mennesker, skal kunne at ændre oplysningerne. Det er også almindeligt, at du ønsker at have private dokumenter til én person, der ikke bør være tilgængelig for andre.
Oprettelse den organisatoriske struktur for dokument management system er afgørende, før der træffes beslutning om, hvilke krav du har. Når du går gennem orga