* Samarbejde
Et af formålene med dokumenthåndtering systemer er at forbedre samarbejdet og har folk ændrer dokumentet og nemt få vist den seneste revision af dokumentet.
Så hvordan vil du have det til at virke? Vil du alle til at være i stand til at ændre det dokument på samme tid eller ønsker du en ad gangen tilføje deres ændringer?
Den første mulighed er som regel ganske vanskelig, men der er et par dokument management systemer, der kan gøre dette. Den anden løsning er lettere og har eksisteret i lang tid. Hvad der normalt sker, er, at du "tjekke" det dokument, til at foretage ændringer. Du lås derefter dokumentet for nogen anden at ændre.
De vil dog være i stand til at se den tidligere version af dokumentet (den mest up to date, der er i systemet). Når du er færdig med at ændre det dokument, du "Kontroller" den ændrede dokument for at gøre det synligt for alle.
* Tilgængelighed
Hvordan skal du være i stand til at få adgang til de dokumenter? Det er et vanskeligt spørgsmål, da du måske ønsker at være i stand til at arbejde med dokumentet, når du er på rejse og ikke har adgang til internettet.
Nogle virksomheder er tilfredse med at have dokumentet kun tilgængelige online, og hvis du ønsker at tage den med hjem, kan du lave en kopi til din computer og se den offline. Hvis du ønsker at gøre ændringer i det du gør det online. Men der er også nogle virksomheder, der har brug for at være i stand til at håndtere muligheden for at også ændre dokumentet offline.
* Dokument formater
Hvilken slags dokumenter vil du være i stand til at have i dit dokument management system, og hvordan vil du have dem til at blive forvaltet?
Nogle systemer giver dig mulighed for at arbejde inde i systemet til alle ændringer i et dokument. Nogle systemer åbner den faktiske software til at arbejde i for eksempel MS Word. Det er vigtigt, at du tænker over, hvordan du vil have det til at arbejde. Det er også vigtigt, når man ser på det næste punkt, hvordan man kan være i stand til at søge og finde det dokument, du leder efter.
* Mulighed for at søge
Du er nødt til at tænke over, hvordan man kan være i stand til at søge efter dokumentet. En løsning er at skabe Meta oplysninger om dokumentet og tilslut oplysninger, således at det er let at finde. En anden måde