Under godt møde dokumentation skaber værdi for dig selv, dit team og dine kunder. Ligesom enhver anden form for dokumentation, mødereferatet bliver en post, som du kan bruge til forskellige forretningsmæssige behov. Mens skabe de mødereferater, er det vigtigt at tage så mange noter, som du overhovedet kan. Du bør bemærke folks meninger, bekymringer eller spørgsmål, men vigtigst, bør du skrive ned de beslutninger, der blev foretaget.
Dine mødereferater bør følge strukturen i dagsordenen for mødet, som typisk sendt til alle mødedeltagerne.
Mødet dagsorden
Hvert møde bør starte med et møde dagsorden. Mens et møde dagsorden er ikke absolut nødvendigt, det er en meget god idé at planlægge i god tid, hvad mødet vil være omkring. Et velplanlagt dagsorden sparer tid og gør det til en mere produktiv diskussion.
Du bør sende dagsordenen for mødet før tid, så du underrette de øvrige parter, hvad mødet handler om. Det passende tidspunkt, hvor at sende dagsordenen for mødet vil variere baseret på dine møde dynamik.
Normalt er det bedst at sende dagsordenen en dag eller to forud for mødet, men nogle gange et par timers varsel fungerer godt også.
Hvis nogle af dine punkter på dagsordenen kræver forberedelse fra din mødedeltagere, er det altid bedre at sende dagsordenen for mødet tidligere snarere end senere.
Hvis du er usikker, når at sende dagsordenen for mødet, kan du overveje at sende det flere gange. For eksempel sende dagsordenen en gang tidligt, med nok forberedelsestid før mødet, og derefter sende det en gang tættere til mødet som en påmindelse.
Når du sender ud mødet dagsorden omfatter altid informationsmødet, såsom mødested, dato og tidspunkt, call-in tal eller videokonference links og adgangskoder.
Skrivning mødereferatet
Dine mødereferater er en del af din projektdokumentation, og derfor du skal behandle dem som sådan. Du bør holde så mange data som muligt og organisere mødet materialer godt. Der er flere ting, gode mødereferater skal have:
a) Dato og sted for mødet, sammen med andre ledsagende møde oplysninger.
Der vil være tidspunkter, hvor du bliver nødt til at gå tilbage og finde oplysninger om et møde, der skete på en bestemt dato.
b) Deltagelse. Tager møde tilskuertal er meget vigtigt, især når der er ansvar involveret. Med deltagelse oplysninger, du kan altid fortælle der var til stede, da blev foretaget beslutninger, eller når visse emner blev disku