d) Har Day Conference sats omfatter alle forfriskninger, mødested leje osv? A Day konference pakke Rate eller DCP omfatter normalt alle te og kaffe, frokost, brug af spillestedet, brug af standardudstyr og moms. Det er bedre at blive citeret en DCP sats, der inkluderer alt dette, end at blive citeret pr te /kaffe-session, frokost, værelse leje etc. som chancen for uventede skjulte omkostninger opstår, er mindre.
Også en pakket sats er normalt lidt mindre end summen af de enkelte dele.
e) Vil stiger før din konference? Ofte en konference er organiseret måneder forud for den dato. Sørg for, at spillestedet citerer dig satser, der gælder for den tid af året din konference vil finde sted, og ikke de nuværende satser, som kan være genstand for årlige stigninger.
f) Må satser omfatter Tourism Levy? Turisme afgift er en regering afgift på bolig. Det opkræves ved 1% af indkvartering del af satsen.
g) Når delegerede opholder natten over og overnatning er nødvendig, er det bedre at få en fuldt inklusive Rate eller en 24 timers pakket sats. Dette vil normalt omfatte alle måltider, indkvartering, konferencerum leje, standard udstyr, moms, turisme afgift osv Nogle steder vil citere en middag, bed and breakfast sats og en DCP separat. Andre kan citere en bed and breakfast sats og en DCP sats men kan utilsigtet udelukke en middag sats. Sørg for at du har budgetteret med middag for hjemmehørende delegerede og ved præcis, hvad du får for dit sats.
h) Når organisere en konference, hvor de delegerede vil betale for deres egen bolig, men arrangørerne vil arrangere transport til og fra mødested, bør man altid omfatte mindst tre officielle hoteller spænder fra 5 stjernet indkvartering til 3 stjernet indkvartering for at give passende indkvartering til en bred vifte af delegerede. Man bør også tage hensyn til afstanden til disse hoteller fra konferencecentret for at begrænse transportomkostningerne.
I næste uges artikel vil vi dække placeringen af dit valgte konferencestedet.
I mellemtiden er du velkommen til at kommentere og stille spørgsmål, der ikke kan have været dækket i denne artikel.
UGE 2
I denne 2. uges artikel vil vi dække placering og datoer, når sourcing en konference mødested. Beliggenhed og datoer går hånd i hånd, da de fleste af de