En virksomheds grå flåde refererer til samlingen af arbejdstagernes personlige køretøjer været anvendt til selskabets forretningsmæssige rejser. Flådestyring indebærer at sammensætte trin, procedurer og politikker til at forvalte og regulere brugen af arbejdstagernes køretøjer til arbejdsrelaterede rejser.
De fleste af de virksomheder, der er oprettet af denne type flåde er dem, hvis medarbejderne ikke behøver at gå på en masse business-relaterede rejser.
Grå flåde ses af de fleste som en omkostningsbesparende alternativ til at købe eller leje biler bare for selskabets forretningsmæssige ture især hvis kilometertal rejst af medarbejderne for business hver måned eller år er meget lav. For nogle af disse virksomheder, er dette den måde at gå, men for nogle er det ikke. Der er flere faktorer, der bør overvejes, før de beslutter at gå til den grå flåde mulighed i stedet for at købe eller lease et par biler til business-relaterede rejser.
Hvis det grå flåde er indstillet korrekt, og det lykkedes den kan helt sikkert koste virksomheden en masse mindre end andre muligheder.
De fleste mennesker er af den opfattelse, at forvaltningen af en grå flåde kun koster en virksomhed de kilometertal bekostning fordringer foretaget af drivere til hver rejse, de gør, og at arbejdsgiverne ikke er ansvarlige for de ansatte, når de bruger deres private biler til erhvervslivet.
Disse er enorme misforståelser som virksomheden i de fleste tilfælde er ikke kun ansvarlige for de ansatte, når de bruger deres personlige biler, men i de fleste tilfælde har at placere disse medarbejderes biler på selskabets forsikring og styre dem som selskabet ejer dem.
En grå flåde leder eller management software kan være nødvendigt afhængigt af størrelsen af flåden.
Hvis det er en lille størrelse flåde, en flåde leder, der vil være ansvarlig for forvaltningen af alt relateret til flåden kan være nok som i de fleste tilfælde god brug af Microsoft Excel er nok til at styre alle grå flåde relaterede data. Hvor flåden er en stor en, vil en flåde management software være forpligtet til at styre alle data vedrørende medarbejdernes køretøjer. Der er nogle vigtige faktorer, der bør overveje, når det afgøres, om din virksomhed skal oprette denne type flåde.
Første ting du skal overveje, er, hvordan din virksomhed har til hensigt at forvalte den grå flåde, Politikker skal sættes for at sikre både chaufføren og virksomhedens sikkerhed og overholdelse af færdsel