Hvad længde bør have en e-mail til at blive læst? Hvornår skal bruge Cc og Bcc? Skulle du beder om en bekræftelse? Her er nyttige tips til at skrive effektive e-mails på arbejde!
Brug e-mail med sund fornuft.
Før kaste dig selv på kassen af elektroniske breve, skal du være sikker på, at den måde, som du skriver tilegnes. Selv om e-mail gør vores liv lettere, de er også en kilde til spildt tid, hvis de er dårligt forvaltet
Før du skriver en e-mail, så spørg dig selv de næste spørgsmål:.
Er min besked følsomme ?
Kunne mit budskab fortolkes på en forkert måde?
Hvad er det haster med budskabet?
Hvad er antallet af samtalepartnere?
Skal jeg ønsker at modtage et svar
Husk på disse enkle regler for at skrive en professionel e-mail:?
For akut information: ring! Gør det også, hvis du ønsker at etablere et møde med flere deltagere
For følsomme oplysninger:. Flytte op! De følsomme beskeder (dårlig nyheder, forhandlinger) eller fortrolige kræver ansigt til ansigt møder
For klassisk oplysninger:.
E-mailen er perfekt
Vis respekt og glem ikke om signaturen! . Den e-mail repræsenterer dig, så det skal være korrekt og høflig. Undgå forkortelser af nogen art.
Signaturen er også et vigtigt element. Den består i:
Fulde navn
Arbejde position og selskabets
Koordinater: adresse, telefonnummer
For at lette dit liv, skal du gemme din signatur, i For at blive vist hver gang, når du sender en e-mail.
E-mailen skal være så klar og præcis som muligt. Glem ikke at introducere dig selv, hvis samtalepartneren ikke kender dig.
Et af de vigtigste regler i e-mails er ikke at behandle mere end et emne på e-mail.
Hvis du har flere anmodninger fra samme samtalepartner, sende ham en anden e-mail. Hertil kommer, at hvis du sætter to spørgsmål i samme e-mail, kan modtageren glemmer at svare til en af dem.
Sørg korte og enkle sætninger. Ved hver ny idé, skriver et nyt afsnit. Også, er det ikke anbefales at bruge ironi:.
De skriftlige meddelelser er ikke egnet til vittigheder
Hvis meddelelsen sendes, er komplekse eller vigtigt, tøv ikke med at spørge en tredje person til at læse den, med henblik på at tilbyde sin mening.
Se din stavning! Læs e-mail omhyggeligt for at undgå typografiske og stavefejl.
Nogle gange, en dårligt valgt ord kan fordreje betydningen af sætninger. Vær