c) Møde noter. Skriv så meget som du kan om, hvad der bliver sagt, besluttede eller stemt om. Må ikke bekymre dig om din noter struktur eller tekstformatering, mens du skriver. Fange så mange data som muligt. Senere, når mødet er slut, bruge lidt tid til at formatere mødenotater tekst.
D) Action poster. Hvis der er en handling, et gøremål eller en opgave, der skal udføres af en person, skrive det ned og notere eventuelle frister ved handlingen element.
Det er en god idé at have de handlingspunkter skrevet hver for sig, og for at undgå at blande dem med de mødenotater. Folk har en tendens til at skimme over noter tekst og dine handlingspunkter bør skille sig ud i rapporten. En anden tilgang til at gøre handlingspunkter let synlige er at sætte handlingspunkter tekst (eller ejeren og forfaldsdato information) med fed skrift.
emailing mødereferater
Når du er færdig med at skrive , korrektur og formatering mødereferatet bør du sende dem ud til mødedeltagerne.
Når du sender mødet minutter omfatte alle deltagere, selv de mennesker, der ikke deltog. Referatet er af stor værdi for folk, der ikke kunne deltage på mødet i person. De kan svare på de minutter med kommentarer eller stille spørgsmål til afklaring. Hvis diskussionen udvikler sig, efter at du sender de første minutter, så sørg for at der tilsættes alle kommentarer og beslutninger, der sker offline til dine mødenotater.
Det er normalt bedst at sende mødereferatet senest to dage efter mødet er slut.
Hvis dine mødereferater indeholder presserende handlingspunkter, skal du sende referatet så hurtigt som muligt. Denne måde, du vil give mulighed for en passende reaktion fra action ejere.
Organisering mødereferater
Håndtering af dine mødereferater effektivt kræver at skabe en god journalføring-system, hvor du nemt kan hente dokumentation, du har brug for på et senere tidspunkt på grundlag af forskellige opslag kriterier.
En enkel måde at skabe et møde minutter management system er at bruge en kombination af mapper og word processor dokumenter.
For eksempel kan du oprette en mappe for hver af de tilbagevendende møder, du har, og i hvert af de mapper gemme en tom skabelon tekstbehandlingsdokument med selve mødet oplysninger. Dit møde oplysninger bør omfatte de deltagende navne og e-mails, sammen med mødet placering og opkaldsnumre. I dit tom skabelon dokument, tilføje sektioner for mødet dato, fremmøde, de mødenotater og handlingspunkter