E-mail og Tech Communications

har fået så nemt, for let, og mange af os er fristet til at sende omkring hvert note og udkast .... Medarbejderne skal forstå behovet for at begrænse vedhæfte dokumenter (såsom lønningslisten regneark) og udsigterne for en vedhæftede dokumenter bliver kopieret og "få løs."

Hold den ren

Personlige relationer, seksuel chikane og beskidte vittigheder bør begrænses på arbejdspladsen, og bør være forbudt i organisationens elektroniske rum.

Begræns viderestilling

Hvis du har modtaget et papir brev, ville du styrter til kopimaskinen og gøre kopier til snesevis af mennesker? Sikkert ikke. Evnen til masse forward forskellige e-mails betyder ikke, det er en god ide at masse forward e-mails. Etablere en "behov for at vide" standard.

Begræns underholdning viderestilling

Mange mennesker frem og re-forward e-mails, der indeholder komiske, religiøse, inspirerende og patriotiske præsentationer. Nogle kan være pornografiske.

Mange af disse er ganske harmløse, men har ingen plads på dine enheder eller servere, og bliver personlig karakter skal ses og behandles på personlige tid og på personlige maskiner. Medarbejdere, der modtager disse fremad bør slette dem uåbnet, fordi nogle af dem kan indeholde virus, trojanske heste og anden malware.

Angiv bruger til papirkopier

Nogle breve og dokumenter skal være, for erhvervslivet eller faglige grunde, der transmitteres på gammeldags papir. Nogle kan have brug for certificeret mail eller andre modtagelse af bekræftelse.

Dine politikker bør præcisere kravene til papirdokumenter.

Begræns masse e-mail og "svar alle"

Masse e-mails inden for organisationerne bør begrænses for at forhindre indbakke rod. Kun autoriserede medarbejdere, sandsynligvis vejledere og derover, skal bruge masse e-mail. Brugen af ​​"svar alle" bør begrænses, så du ikke får "round robin" mail spærringer som ansatte besvare masse e-mails med flere masse e-mails. Tilskynde medarbejderne til at skræddersy kontaktlister; en meddelelse til virksomheden fodboldhold behøver ikke sendes til 500 ansatte.

Human Resources Matters

Anvendelse af e-mail for menneskelige ressourcer spørgsmål bør nøje begrænses.

Etablere absolutter

Nogle data og emner kan være sagens natur for følsomt til at blive transmitteret via e-mail eller en hvilken som helst elektronisk avenue. Dine politikker bør omfatte en liste over forbudte emner. Medarbejdere, der er i tvivl om et