Enhver korrespondance med lejer bør registreres i et særskilt afsnit. Standardbreve er nemme at bruge (bare udfylde de tomme felter), og gøre jobbet lidt mindre kedelige, da de passer til de fleste situationer.
Standardbreve omfatter Move-In og Flyt ud Letters, Udlejer-Lejer aftale at opsige Lease, Lejerens Meddelelse om Hensigt at flytte ud, Modtagelse og Reservationsbeløb aftale advarselsbrev til Lease eller lejekontrakt Overtrædelse, og Brev til original Lejer og Ny Co-lejer.
Dette afsnit bør også omfatte juridisk vigtig korrespondance som enhver anden meddelelse om opsigelse af Tenancy, Eviction Notice, og 3-dages varsel at forlade.
Som med de fleste af disse former og standardbreve, de er tilgængelige gennem forskellige kontorartikler forretninger, online eller gennem Property Management kataloger. Hvis du vil, kan du placere disse former sammen med lejekontrakten.
Vedligeholdelse Forms, herunder Move-in og Move-Out Inspektion formular, og den årlige kontrolrapport Forms bør opretholdes i et særskilt afsnit i folder. Dette afsnit vil også omfatte eventuelle optegnelser, såsom Meddelelse om Hensigt at Enter Dwelling Unit.
Anden vedligeholdelse former såsom eventuelle Lejer Vedligeholdelse Request Forms, Time Skøn for reparation, Semi-årlige Sikkerhed og vedligeholdelse Reports kan holdes i en separat mappe. Hvis du bruger nogen form for software til styring af din ejendom, kan du holde en imponerende sæt af rapporter vedligeholdelse i den samme mappe.
Sikkerhedsdepositum formularer indsættes i mappen, efter at lejeren har forladt enheden og endelig, eller Flyt-out inspektion er afsluttet.
Disse former omfatter depositum itemization-Fradrag for reparationer og rengøring, kaution itemization-Fradrag for reparationer, rengøring og Ulønnet Leje og endelig Brevet til Returning Hele depositum.
Oplysningsforpligtelser Forms og pamfletter bør være flittigt også indgivet. For det meste, dette omfatter offentliggørelse af oplysninger om blybaseret maling eller Farer formular og en pjece med titlen "Beskyt din familie mod Bly i dit hjem".
At lære reb ved at være en udlejer, eller ejendom manager kan være overvældende, indtil du får en god forståelse på recordkee