Betydningen af Document Imaging for Dokument og Record Management
I brancher som sundhedspleje og forsikring, mængden af papirdokumenter genereret i løbet af erhvervslivet er enorm i bind. En stor del af disse papirdokumenter skal også gemmes som poster for erhvervslivet og overholdelse purposes.The opløsning af tidligere dage, for sortering af papirdokumenter, arkivering dem i papir mapper og lagring mapperne i arkivskabe, ville være yderst impractical.An hær af arkivering kontorelever vil være behov for at sortere, fil og gemme papirdokumenter.
Mange vigtige dokumenter er meget sandsynligt at blive fejlarkiveret og blive "spores". Indgivelsen værelse vil sandsynligvis være et kaotisk sted med overstrømmende contents.To hente et papir, kan folk nødt til at trække en række filer, gå gennem mange (eller alle) af dem, og i slutningen, kan dokumentet ikke være findes på all.Many af dokumenterne vil sandsynligvis være i dårlig fysisk tilstand, selv oprindeligt. Opbevaret i de ovennævnte betingelser, er de også tilbøjelige til at blive helt ulæselige og useless.It er i denne forbindelse, Document Imaging bliver signifikant.
Dokumenter scannes og behandles med OCR straks eller hurtigt efter modtagelsen. Med dagens avancerede scannere og OCR-teknologi, kan der opnås gode billeder af selv ulæselige papirdokumenter, og data kan valideres, formateres, og opbevares under relevante categories.It derefter bliver muligt for personalet at få adgang til dokumenter uden at flytte fra deres arbejdsstationer. De kan hente ethvert elektronisk dokument i minutter fra systemets centrale server, selv om de var placeret i et fjernt office.
In et miljø, hvor systemet pålideligt sikrer, at alle papirdokumenter scannes og behandles ved modtagelsen, kan personalet selv makulere papirdokumenter når de er færdig med den. En sådan makulering ville spare på arbejdsmarkedet, rum og andre omkostninger ved opbevaring af