Receptionisterne er ligesom en reklame for deres virksomhed, og som sådan bør fremstå med en professionel holdning, når der beskæftiger sig med besøgende.
Enhver klient eller besøgende, der anløber til receptionen vil blive mødt af receptionisten på vagt, det er derfor vigtigt, at receptionisten bør være høflige, hjælpsomme og venlige, og bør give et indtryk, at hun er effektiv og i stand . Et pænt og ryddeligt udseende er af allerstørste betydning, da det ikke vil gøre for at få kunder afskrækket af uegnede frisurer, ekstravagante tøj eller mangel på hygiejne.
Selv en receptionist, der har været rygning forud for at tale til en besøgende kan have en ubehagelig lugt om hende, som kan være ubehagelig. Receptionister, der ikke tager sig af deres udseende kan miste forskellige kunder for deres virksomhed, og af denne grund, nogle virksomheder giver deres receptionister med uniformer, som er smart og attraktiv.
Når besvarer telefonopkald, skal receptionister være uddannet til at tale høfligt, som det er meget væk fra at sætte at høre en stemme, der er uhøflige på telefonen.
Receptionister bør være tålmodig og har evnen til at bevare roen med alle kunder, selv med de mest vanskelige dem eller når de står med vrede eller uhøflig kunder. De skal udvikle forskellige strategier for at beroligende vrede kunder, og til at håndtere visse situationer.
Opgaver anmodet om receptionister bør gennemføres effektivt og med et minimum af besvær. Bør Telefonsamtaler rettes korrekt til de berørte personfor at få opkald fejlagtigt rettet kan være meget frustrerende, da det kan betyde tab i erhvervslivet eller salg.
Dette gælder også for ubesvarede opkald og beskeder forkert taget.
En effektiv receptionist bør være i stand til at forblive kølig, mens sortering ud problemer. Det vil ikke gøre for en receptionist til at hilse besøgende i en frazzled og stresset tilstand. Skriveborde eller tællere er afgørende møbler i receptioner, som når receptionisten bliver bedt om at give nogle oplysninger, der har et skrivebord mellem receptionisten og kunden vil give indtryk af at give en personlig opmærksomhed.
En professionel receptionist, der har nok karisma til at tiltrække kunder og samtidig være køligt i en nødsituation er et aktiv for enhver virksomhed, og som sådan bør skattede og værdsat af virksomheden beskæftiger hende.